現場が教える新人向けなWordとExcelでやってほしい事

2016年12月 1日

求人「エクセルとワードが使える」人の意味の続き。

エクセルとワードが使える=パソコンが使えるとしたけれど、具体的にどの程度まで使えるなら本当にエクセルなどが使えると言えそうか。庶民Aさんがコメントで挙げられていたので拝借。

ネタ提供ありがとうございます。

現場が教える新人向けなWordとExcelでやってほしい事

現場とはこの場合は庶民A先輩とヒツジ先輩の職場を指しており、どこの企業かは関係無く、パソコンを使う仕事、エクセルとワードを使う現場と解釈を。 

なお、当記事の解説は私が独学で得た知識が多く、学校で習った方法とは違うかも知れないので、そうならば好きな方を選ぶか学校のやり方をおすすめ。

エクセルとワード各5つ、計10個で参ります。

 

エクセル編

1.日付や続き番号などを大量に入力する際、いちいち手打ちしない

ex-excel-1-row

2種類の方法があるので2枚のスクリーンショットを合成。

Aの列へ1,2,3,4,5,6・・・と打ちたい時に手動で打つと時間の無駄であり、Cの列へ1月1日から2,3,4・・・日と打ちたい時に手動も無駄。

Aの列は1と2を打つとエクセルは、「次は3かな?その次は4・・・ざわ・・・ざわ」と察してくれる仕様なので、1と2を選択して2のセルの右下を左クリックで下へドラッグすると3から1ずつ足した数値が自動かつ一瞬で入るという方法。画像は5まで引っ張っているので左クリックボタンを離せば3~5が一気に入る。

Cの列は連続データ以外も選びたいなら。C1へ1/1と入力すると自動的に(現在なら)2016年1月1日と変換され、C1セルを選択し太枠を右クリックし下へドラッグして離すと画像のようなメニューが出るので、連続データを選べばA列でやった方法と同じ結果になる。

2.乗算や除算など、計算する際は電卓で計算して答えを手打ちしない

ex-excel-2-sum

A1~B4は単なる数値で、他のセルは全てSUM関数を使用。C列に何が書かれているか、C1~C4までの一覧。

  1. =SUM(A1+B1)
  2. =SUM(A2-B2)
  3. =SUM(A3*B3)
  4. =SUM(A4/B4)

「=」は深く考えず関数を使う準備として。「SUM」は計算用の関数、「( )」は値、その中にある+-*/が足し算や割り算などを表しております。

A6とB5に何と書かれているかは以下。

  • =SUM(A1:A4)
  • =AVERAGE(B1:B4)

半角「:」(ダブルクォーテーション コロン※15時頃訂正)は範囲指定、SUMを使えば全部の合計なので「40」、AVERAGE関数は平均値を範囲指定しているので「5」と結果表示。

SUM関数さえ使えるなら家計簿が完成するほど有能。

なぜ関数を使うかは作業が早くなる以外、SUM関数が打ってあるなら結果の値に間違いは無いだろうという信頼性が上がる意味もございます。

3.グラフの色はデフォルトをなるべく避け、見やすい色を使う

デビルメイクライのベンチで比較

source:Quadro K620 VS Radeon HD 6670でベンチ対決 - BTOパソコン.jp

私はデフォルトの色も良いと思うので標準の配色でも構わないと思うけれど、色に何か意味を持たせたい時は上の画像のように青を抜いてみたり。Quadro K620はNVIDIA、Radeon HD6670はAMDなので、それぞれのコーポレートカラーへ変更。

他にはJEITA統計のグラフ化も色に意味があり、カテゴリ別はデスクトップ系が寒色、ノートは暖色。年代の折れ線は2013と2014年が青と赤、この2年を平均した棒グラフでは混ぜた色の紫としてみたり。

見易い色使いは私も同意。オフィス2003までの標準は目が痛くなる明るい赤や青だったけれど、2007以降はギラつかない落ち着いた色が標準になっております。

4.他人が閲覧するファイルは、カーソルをA1セルに戻して保存する

ex-excel-4-a1

このまんま保存して閉じると、次開いた時もこの状態で開いてしまう。

エクセルは基本的に左上、A1セルから右下へと作って行くものなので、上の画像のように開いた直後に何も無いなら一瞬驚いてしまうかも知れない。

また、エクセルは新規ファイルを作るとシートが3枚作られているので、1しか使わないなら2と3は右クリックで削除すると2と3は無いと一目で判るので親切。

但し、他人が作成したファイルは一見空白に見えても何か入力されているかも知れないので、自作では無い共有ファイルなどでは勝手な事をしないように。 

5.エラー値が表示されるセルにはIFERROR関数を使う

ex-excel-5-iferror

エラーが出ているという事は、何らかの関数を使っているはず。

IFERROR関数は、「もし結果がエラーなら」を条件としており、上の画像の関数は、「もしA4割るB4がエラーならば,"値がありません"と表示せよ」と書いております。

SUMより少し複雑で、カンマの左が「もし」、右が「こうしろ」という、SUMの次に簡単かも知れないIF関数の派生がIFERRORだと思う。

IFERROR関数が無い時の結果はC3の表示の通りで、「#VALUE!」というエラー。自分だけが使うファイルなら好きにすれば良いけれど、他人も見るなら見易くなるようエラーには条件付けを。

 

ワード編

1.ページ数が多いならページ番号を振る

ex-word-1-page

タブを挿入へ切り替え、リボンメニューのページ番号をクリックすると右下に場所の選択が出るのでページの下部を選ぶ。

どのような形式にするかはお好みであり、ビジネスな文書なら一般的には1,2,3・・・と思われ、私が良く使うものは画像のような1/3,2/3,3/3。

1ページならば不要。2ページ以上あるなら付ける、または2ページならば1ページ目の最下部右下付近へ「裏面もあります」を書くなど。 

2.特殊なフォントを使ったなら、保存時にフォントを埋め込む

ex-word-2-font

パソコンにインストールされていないフォントは表示出来ないので、別のフォントへ置き換えられるか表示がおかしくなってしまうので埋め込む。これはワードに限らず、特にPDFにする際も注意しましょう。

左上のを押すとメニューが開くので、右下のオプションボタンを押す。すると画像のような窓が出るので左のメニューから保存を選び、右下の赤枠の中のチェックを入れてOKボタンで装填準備完了。上書き保存するとフォントが埋め込まれる。

但し、余程の理由が無い限りはファイルサイズがデカくなるだけ無駄なので、特殊なフォントを使わない事をお勧め。

3.文字の間隔を調整する手段として、スペースばかり使わない

ex-word-3-space

上下2つは別モノ。

上段の1行目は改行しており、下段は右にスペースを連打して強引に改行らしく見せております。他には句点「、」をスペースにしてみた。

これはやや極端だけれども、意味の無い場所でスペースを使うのは文書作成において邪道。共有ファイルで他人も編集するものならば、見づらく編集もし難くなってしまいましょう。

画像下の「記」は中央揃えを使用しており、もちろん左右にスペースなどは入れておらず、日時と集合場所の左にはタブを使用し行頭を揃えつつ、日時の右はタブ2つ、集合場所の右はタブ1つで詳細部分の頭も揃えておりスペースでは無し。

スペースで調整すると、フォントにより文字サイズが微妙に違う事もあるので、PC上では揃って見えていても印刷するとズレる可能性も。

4.全角と半角、どちらを使用するかは統一する(カタカナは除く)

ex-word-4-ah

見ての通り。

日本語の文章は基本的に全角なので英数も全角の方が整っているように見える人も居られるはず。個人的には、「英数は海外産なのだから半角」 と思うので半角。

カタカナはボケベルや携帯のメールでは無いのだから全角が一般的かと。今は知らないけれど、昔は半角カタカナは文字化けの原因として嫌われていた為、IT関連古参な人が半角カタカナ見るとイラっとするかも知れない。 

5.次のページへ移りたい時はEnterを連打せず「改ページ」

ex-word-4-ah

ラストは5つにしたかったので私が付け足した、改ページについて。

4と同じ画像で、3行目をご覧有れ。不自然な場所に改行マークが付いておりましょう。これは改ページをしており、ページの途中でも次のページの先頭へ移動するという目印。ワードのバージョンや設定により「---改ページ---」と表示される事も。

やり方は簡単、文章の最後でEnterでは無くCtrlキーを押しながらEnterを押せば上のようになる。

1ページから2へ移りたいからとEnterを連打するとどうなるか。編集により1ページ目内の行数が変わると2ページ目以降も全部巻き添えで行数が変わってしまう為、ページが増えるほど作業効率が悪くなってしまう。


以上、細かな事ばかりだけれども、仕事でオフィス使い慣れている人はほぼ全て当たり前のようにやっている事なので、このくらいは出来ておいてくれると話が早い。

逆に言えば、これらさえ出来ていればIF関数が必要になれば教えるし、グラフ作りたいなら実演するので聞けばよろしいかと。

上記10選はエクセルとワード使う際のビジネスマナーのような感じ。

 

パソコンを買うタイミングは入社後がおすすめ(まとめ)

内定して就職前に勢い余り、大学生協PCからの乗り換えで新たなパソコンを買ってしまうのはおすすめ出来ない。

PCメーカー側も「新春セール」とか「新生活応援」などと称して買わせようとエサを撒くものだけれども、タイミングとしては全然早い。

就職後、いきなりパソコン使わされる中小企業ならアリかも知れないものの、ちょっとした大企業になるとパソコン使う職場へ配属されるまで研修があり、短期間工場で体験があるなどで、数ヶ月かかるやも知れず。

そして、いざパソコン、オフィスを使う時が来たならば、オフィスはオフィスでも何のソフトが必要になるのかはその時点で判明するはず。

事務職ならワードとエクセルで良いかも知れないものの、営業ならばパワーポイントが必要になったり、下手にIT管理部署とかになってしまうとアクセスも必要とかあり得る。

パッケージやプリインストールのオフィスはエディションにより入っているソフトの種類が違い、当然多ければ多いほど高価。無駄に高価なオフィスを選ぶとか、ソフト足りない安い方など食い違うと金がもったいない。

ではオフィスの練習しなくて良いかと言えばそうでも無く、上司などから「使えるよね?」と聞かれた際に「持っていないから無理」は心象悪い。そこで、MSオフィス入りPCを持っていないなら、LibreOfficeのようなフリーソフトを使いましょう。

「フリーソフトですがエクセルで家計簿、ワードで社内文書程度なら作成出来ると思います」の方が圧倒的に好印象。

また、パソコンは人により好みが違うので、先輩がVAIO使いならVAIOのおすすめを聞いてみるなどの世渡りも必要かも知れない。

最後にオフィス使いになる為の心得として庶民Aさんのコメントを引用。

エクセルやワードは「習うより慣れろ」が当てはまりましたね。参考書を読んでもほぼ無意味。使ってみて分からない事、やりたい事があったら、Web検索するか詳しい方へ聞くのが早い。

私もそうだった。

ちなみにピボットテーブルから直接グラフを作る技は、このブログでのアンケート結果集計で覚えたほど実践派。

今月のオススメBTOパソコン

リンク用ソース

コメント(6)

このスクリーンショットはOffice2007ですね!入社当時に使っていた記憶があります。この丸いオフィスボタンなつかしい。2010からはこのへんのUIがやや変わっていますね。個人的には2007はリボンインターフェースに変更された最初のバージョンで、あまり洗練されておらずとても使いにくかった覚えがあります。いまはリボンに慣れましたけどね、何の先入観もなえればグラフィカルで直感的に使い易いのかなとも思います。
ただし、縦に狭い画面の縦幅を無駄に圧迫している感じはやっぱり嫌いw


>他人が閲覧するファイルは、カーソルをA1セルに戻して保存する

THE 盲点!まったく気にしてなかったです。
たしかに開いたとき適当なところにカーソルがあるのは不便ですね。これは反省。


>特殊なフォントを使ったなら、保存時にフォントを埋め込む

最近はチラシや機関紙の紙面を考える機会が多く、インパクトを出すためにフリーフォントを使ったりするのでこれはマジで必須ですね。そしてPDFはこれまた盲点、これも反省。


>次のページへ移りたい時はEnterを連打せず「改ページ」

いますよね。空白を改行マークでずらーっと埋める奴。はい私です、知りませんでした。反省。


>上記10選はエクセルとワード使う際のビジネスマナーのような感じ。

とても勉強になりました。私は忙しそうな先輩に訊くことがとても苦手で(この性格は職場ではだめだとわかっているのですが…)、グーグル先生にばかり頼ってほぼ我流で覚えてきたので、こういった基本の内容が飛んでいる事が実に多い。この記事はとてもありがたいですね。実際に3つも発見がありました。感謝。


ウチの職場だと、頻繁に差し込み印刷をする機会があります。大勢に文書を発送したり、領収書を発行したりしますので。Word側の設定だけでなく差し込みの元となるExcelデータの作り方などはわりと必須スキルになっていますが、他の職場ではそうでもないのですかね?

>半角「:」(ダブルクォーテーション)は範囲指定、
「:」はコロンですね
ダブルクォーテーションは「”」

ちなみに似た記号の読みはこんな感じ。
「’」シングルクォーテーション、アポストロフィー
「;」セミコロン 
「‘」バッククォート

と、これだけではなんなのでExcelの技を1つ。
SHIFT+CTRL+@ で数式がそのまま表示できます。
今回の記事みたいに数式を見せたいときは便利かも。

追記

>そこで、MSオフィス入りPCを持っていないなら、LibreOfficeのようなフリーソフトを使いましょう。

Microsoftアカウントの取得が必要ですけど、入社前の練習ならOfficeOnlineがおすすめではあります。パッケージ版Officeの機能縮小版にはなりますが、基本的な機能は備えていますし、ここに挙げられている10項目程度なら問題ありません。
インターフェースなどは同じなので十分練習になり、入社後も違和感なく移行できるはず。

ただし、作成した文書は自動的にOneDriveへ保存されますので、社外に持ち出せない仕事などには使えませんので、あくまで練習用として。

>パソコンを買うタイミングは入社後がおすすめ
最近若者のパソコン離れやキーボード離れが止まらないらしいですが、入社前にパソコンができなくても大丈夫だと思いますw
Excelは入社後まで触ったことがない昔の若者も多かったらしいですしw

>日付や続き番号など
ほか、地味に便利なのは「月火→月火水木金土日月火」と繰り返しが出来る所ですかね。ついでに条件付き書式で、土日に色付けなんぞ出来れば親切。

>私はデフォルトの色も良いと思うので標準の配色でも構わないと思う
不適当だとまでは言いませんけれど、なぜか黄色系の色を避けていますから、色が増える毎にだんだんと似た色が増えて行くため、区別がつき辛くなるのですよね。個人的には7色目以降は色かぶりする傾向があり。

適当なグラフを作ると以下な感じ。

Axfc UpLoader:グラフ.png
https://www.axfc.net/u/3747444

>カーソルをA1セルに戻して保存する
ちなみにカーソルを一発でA1へ戻したいなら、ショートカット「Ctrl + Home」が該当。これは別にエクセルに限らず大抵のソフトで初っ端の位置へ戻れるため、覚えておくと便利やも。

>IFERROR関数
適当な言葉を入れるのが難しいなら、いっそ「""」と空白にするのも可。ただしその場合、どのセルに数式を入れたのかぱっと見で分からなくなるため、罫線で囲ったり、上下左右のセルには数字が入るようにしておく必要があり。

>フォントを埋め込む
確かWord 2016ではデフォルトのフォントが游明朝ですから、Office 2010や2013を使用しているWindows 7ユーザは、追加のフォントパック(無料)インストールしておかないと、特にWordは改行の場所が狂ってしまうのですよね。あまつさえWord 2010環境で上書き保存なんぞしてしまうと、文字間隔が狂ったまま保存されてしまう憂き目に遭います。

游ゴシック 游明朝フォントパック from Official Microsoft Download Center
https://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=49116

>タブを使用し行頭を揃えつつ
タブとインデントはよく使いますね。

>全角と半角
ちなみにWordの場合、文字種の変換から半角←→全角とか、小文字←→大文字とかを一挙に変換できるため、便利な場合もあります。

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