会社の遅いパソコンを買い替えたりIT系を充実させる

2019年6月28日

ストレス盛られがちな企業のPCやネット環境。

PCメーカーに居た頃は、さすがにパソコンを生産販売しているので修理現場も営業系事務でも性能や容量に過不足ないパソコンを使えていたものの、普通はPCやネットに詳しくない会社や担当が多く充実されないもの。

改善するとどう変わるか実例を紹介。

私がリアルでどのような環境か過去5年くらいから現在まで。

  • 親会社:企画系社員(中途)->(嫌々ながら)経理(総務)部長(私の希望で1年少々)->企画系社員->※子会社へ出向
  • 子会社:(いきなり)社長->(約9ヶ月後)親会社常務兼任

出世を自慢しているわけではござらない、太字にした部分が重要で、私のようなPCオタクなネットワーク変態がかった人間が、その会社の財布の紐を握れている状況が太字の期間。

さすがに数十万の備品だとか、長期契約で金を支払い続ける何かの場合は役員会での稟議が必要にはなるものの、現状は子会社は完全に自由、親会社の方は言えばまず通るほどの風通し。

なぜ私が言えば通るのかは、明らかに現場の仕事効率が以前より目に見えて上がりまくったためで、何をしたかはパソコン買い替えたりスマホやタブレットなど導入したため。

クソスペPC使わされてストレス溜めているならば、私物のスマホを持ち歩き営業しているようなら、このページを上司などへ読んでもらえばよろしい感じで7項目。

 

会社の遅いパソコンを買い替えたりIT系の充実を

1.今どきインターネット回線は当たり前に必要

子会社へ出向となり一番驚いたことは光回線どころかADSLさえ無い、かろうじてISDNがとある専用端末に繋がっているだけ、しかもパソコンは2台でどちらもWindows XP、OfficeはMicrosoft(以下、MS)ながらバージョンが2003という、まるでゴミのような環境。

経理が複式簿記を青いボールペンで記入していたり、営業日報は孫コピーどころではない汚くなったテンプレ用紙をコピーし手描きしているという、昭和感がひどい状況。

  • 光回線1Gbpsを契約:6千円/月
  • Wi-Fi親機と中継を設置(n/ac対応):1万円
  • XPパソコン2台を窓から放り投げて10化:17万円
  • 追加でデスクトップPC2台とモバイルノート3台購入:50万円
  • 10年以上モノのコピー&FAXを捨ててLAN対応複合機へ:2万/月
  • 経理事務を会計ソフトへ移行:12万円

イニシャルコスト約80万円、月額3万円+、中小企業でもこのくらいなら1年経たず元が取れるほど仕事や作業効率は上がる確信があり。

特に重要な部分は会計ソフト。未だに手書きで決算までやっているならば絶対に電子化した方が良い、金の流れが全自動で計算されてグラフ化までしてくれるので経営には必須。

また、なぜWi-Fiまで充実させているかは仕事用として以外に私物のスマホを休憩時間に爆速かつタダで使える方が従業員のストレスが無くなり、それは必ず仕事面へと反映される確信があったため、高いモノではないのだから社内どこでもつながるように。

他にもサーバかNASを入れるべきかも検討したけれど、いきなり最初からそこまでは要らないとしております。まだファイル共有はGoogleドライブで足りる。

2.旧MS OfficeとWindowsは企業としてナシ

従来はネットワークさえない、全部FAXや郵送で何とかしていたので自社ドメインとして~co.jpを取得し社員個別のメールアドレスも作成。メール用のソフトは自由、Gmail使う人は私が社用ドメインのメールアドレスを使えるよう設定した。

そうなると困ることがMS Officeの古さで、XPのまんまOfficeのバージョン2003でファイル作ると取引先に一発でバレてしまうのは都合が悪い。というわけで、Officeは2016または2019へ。365は操作感的に私が嫌い。

WindowsのバージョンはバレないとしてもOfficeは拡張子が変化したのでバレる。そしてXPをネットワーク接続して脆弱性やらで何かに感染すると信用問題、というわけで最新に近いOSとMS Officeが企業には必須レベル。

3.パソコンは部署に合わせて仕様と予算を決める

こちらは親会社の方の話で、私が経理仕切っていた時にパソコン使用している全社員&パート&派遣の環境を見て変更した例の一部。

  • 営業13.3型ノート、Core i3、メモリ4~8GB、SSD 250GB、OfficeはH&B(PowerPoint付)
  • 企画:デスクトップ、24型級フルHDx2枚、Core i3、メモリ8GB、SSD 250GB、OfficeはPersonal(Excel、Word)
  • 経理:デスクトップ、24型級フルHD、Celeron、メモリ4GB、HDD 1TB、OfficeはPersonal

どの部署もデスクトップで良いとか、同じ仕様で良いとは思わないところがポイントで、私は企画の頃にデュアルモニタならもっと効率良かったと思い出し、営業は知らないので現場で聞いたところ上記の仕様に決定。

営業は外でパソコン開く機会が多いのでモバイルサイズ、SSDが小さめな理由は社内サーバがあるためで、用済のファイルをローカルへ放置しないように。

経理(この会社は総務と人事も含まれる)事務はExcel、Word、会計ソフト、メールソフト、これらが動けば良いだけな上、即死するSSDは怖い、HDDでも動作スピードや作業効率には影響しない、として。

また、経理PCには人事のデータも入っておりサーバで保管しないファイルもあるため、2台のHDD搭載PC同士で同期するので容量大きめなストレージが必要という意味も。

一般的な会社ならば1台あたりの予算を決めて大人買いするのかも知れない、それはやめた方がいい。また、各部署の責任者に聞くのではなく、パートとかノーマル社員の方が現場をよく知っているので役職関係なく聞き取ることをおすすめ。

4.社用スマホは格安SIMで使えるアプリを限定

従来は営業も私物のスマホを仕事用に使用していたため禁止とし、スマホ5台を格安SIMで契約。それぞれにテプラで番号を付け、使用と充電器へ戻す際にLINEで誰が使用したか知らせる掟。

入れているアプリは以下。カメラや時計など標準的なものは除外。

  • LINE
  • 乗換案内
  • NAVITIME
  • Google Maps GO
  • 格安SIM提供の電話アプリ
  • Chromeブラウザ
  • tenki.jp
  • Life360

なぜ?と思われそうなアプリを太字にしております。私は私物スマホを仕事で使うので実際のホーム画面がこちら。

仕事スマホ

NAVITIMEはゼンリンに対応しているのか番地まで細かく指定できるため、Google~でわからない場所まで探せる。Google Maps Goは、スマホ用にできているのか、例として単に「吉野家」と入れるだけで周辺の吉野家が全部出る。

Life360がポイントで、営業が今どこにいるのか、更にどのようなルートで移動したのか遠隔でわかる。しかも上記アプリは全て無料版で足りてしまうほどの優秀さ。

これを私物スマホでやると、通信量問題以外にLife360があるので位置情報切らねばプライベートもろバレであり、要するに私のプライベートな移動履歴はもろバレ。

社用スマホにすることで、いわゆる「ギガが減る」問題が解決し営業のストレスや不満が無くなる、それが初期費用2万円xスマホの台数分、月額2千円x台数程度で維持できるなら激安でしょう。

代償として常に監視されているので営業はサボることができない。前日(前回)と同じ番号のスマホは持ち出し禁止としているため、私物化はできない。

ゆるい点は必要なアプリがあるなら入れてOK、但し何番スマホに何を入れて何が目的か報告必須。良いアプリならば全スマホへ入れるべきとして。

珍しい事例としては、SNOW(写真に落書きできるアプリ)の申請をグルチャにて、目的は取引先の担当者へ使い方を教えたいという、二人で動物の耳と鼻付いた写真を共有されて声出して笑った。

イメージ。

SNOW

source:トランプ大統領と安倍総理のツーショット | netgeek

という発想や使い方も営業ならでは、大アリでしょう。

5.社内全体でWi-Fiを自由に使用できるように

これは子会社と同様、目的は会議室でもどこでも営業がモバイルノート使える以外、トイレでも喫煙所でもダイニングでも誰もが休憩中に自由に爆速無線LANを使えるように。

メッシュにはしておらず、それぞれの親機を有線LAN接続している点が私なりのこだわりでございます。会議室の無線ルータにはハブも完備。

親機1台数千円程度なのだから、社屋全体をカバーするWi-Fiは今どき必須だとさえ感じる。導入した私が感謝される以外、それを許す会社への好感度もアップした(はず)。

6.カーナビは性能を盛りすぎずもケチる事なかれ

ITとはやや関係ないけれど、営業車のカーナビは今どき必須では。

私は営業経験はないものの、出張先が長距離で知らない土地なことがあり、一度阪神高速を運転した際、「こんな迷路カーナビなしでは詰む」とビビった。一度間違えて下道へ降りた。

テレビまで付いていなくとも良いとしても、営業車ならばせめて地図をアップデートできるやつ。またはAndroid仕様のカーナビも5万くらいで出ているため、それでも良いかも知れない。

何がネットなど関係あるかは、いずれカーナビがスマートスピーカー(Google HomeとかAmazon Echoなど)に対応したなら、ルート営業の担当が変わった際も効率落とさず回れそうと見ております。

SIM(キャリア回線)対応になれば運転しながら事務所とハンズフリーで電話の通話できるとか、今でも高級カーナビはBluetoothでスマホ接続できるけれど、経費的にLINEで通話したい。

7.営業用としてスマートウォッチもアリ?(未定)

これはまだやっていないけれど考えている、本当に必要ならば、仕事効率上がるならば、たかが2万円程度の腕時計は経費で通すべきとも。

何に使うかはこれまた営業用で、スマホは通常ポケットやバッグに入れているため、通話の着信時に取り出さねば誰からかわからない。その「取り出し」が問題で、落とす機会が増えてしまいましょう。

腕時計ならばバイブレーションにしておき、手首見るだけで今出た方が良い着信なのかわかる。しかしそこまでする必要性があるのかは検討中。

激安な中華時計はLINEに対応していなさそうなモノが多く、とりあえず1個購入して試してみようかと。

 

企業はIT系への投資効率を真剣に考えるべき

今回の7つで特に重要な項目がこの3つ。

  • 3.パソコンは部署に合わせて仕様と予算を決める
  • 4.社用スマホは格安SIMで使えるアプリを限定
  • 5.社内全体でWi-Fiを自由に使用できるように

私が何を思いこれらを改善したかは一つ、従業員のため

クソスペPCでストレス溜めつつ非効率な処理速度でパソコン使わされている従業員の立場になる。今は激安スマホ+格安SIMという選択肢もあるのだから中小企業でも社用スマホを導入するべき。

そして仕事とは一見関係のない爆速Wi-Fiの自由化は間接的に社員やパートのみならず、派遣にも「良い会社だ」と思われてこそモチベーションにつながる。

私が大嫌いな他社で見た例を3つ。

  • エアコンの温度制限がある
  • 省エネとか言って蛍光灯を半分抜いている
  • 節約とか称してトイレの手拭く紙を「2枚まで」とか制限

これら確かに経費削減ながら、暑がりな人は冷房28℃では余裕で暑いだろうし、寒がりなら暖房18℃は厳しい。いずれもストレスとなり集中力が落ち、トイレやタバコへ行く回数も増える=仕事効率悪くなる=人件費高まる。

蛍光灯はそこに2本1組の明るさが必要だからこそ2本あるわけで、目が疲れたり、何より社内の雰囲気が暗くなり、手を拭く紙まで制限されると人により「この会社大丈夫なのか?」と思われ兼ねない。

以上より、仕事で使うパソコン選びを安さで決めてはいけない断じて。どの部署でも同じ仕様で良いとは限らない。仕事に限らずパソコンは用途から予算を決めるもの。

BTOで良いなら営業用モバイルノートとか、事務用途のデスクトップなど毎月おすすめを更新しているのでこちらのページの最新記事を参考まで。

リースで代理店を通すなら、私が選んでいる機種を見せて「このくらいの性能と価格」と言えば良いかも知れない。そこでケチが付くようなら、その代理店は何かがおかしいと思うので社内のパソコン詳しい人も巻き添え推奨。

出張で東京と大阪間を新幹線で移動すれば高くつく、青春18切符で鈍行乗り換えた方が安い。安さ優先なパソコン選びはそういうこと。

「結局損をしているのは会社」

私が当初役員の人らを説得するために何度も言ったセリフで、古いクソ性能なパソコンを使わせ、私物のスマホを手当など出さず仕事兼用、これらは社員の立場で会社を見ていない。

スマホが私物ならどうなるか?通信費払うのは自分なので出先でゲームしたりプライベートのLINEに返信したり、そうなれども制限できないし金払っているのは本人なのである意味仕方ない。

その営業のデスクトップPCが10年前のWindows 7でメモリ2GB、PowerPoint用にデカいファイルを編集するにはHDDがガラガラつぶやき待たされる、ので一服入れに行ってしまう。

もっとわかりやすく言うと、コンビニなどのレジで違算が出た際、足りないなら自腹で補填、多ければ店長へ。これの何がマズいかわからない人が割と多い。

100円足りず自腹、翌日100円多かったなら?黙ってポケットに入れられても仕方ない。前日に100円出したのだから返してもらうのは当然とも。

その翌日が100円ではなく500円多かったなら?「いつか足りない時のための自腹用」として500円パクられても仕方ない。ところが正しくは金額大小関わらず業務上横領。

逆に考えると不足時の自腹は従業員から店側が横領、もしくは強要とか強奪しているようなものでは?と、行きつけのコンビニで雑談していた時の実際にあった話。

経費削減とは105%を100%へ修正することで、100%を50%に抑えることではなく、100%であるべきところ0のまんま投資しないことではございません。

100%=必要であり、やらずに結局損をしているのは会社。


2019.07.07追記:後日の記事でもう少し具体的に脅してみたので、ぜひこちらもお読みあれ。リンク先はその本題の記事後半へ飛ぶ仕様。

国内PC出荷台数、デスクトップ単体202%(by.JEITA) - BTOパソコン.jp
https://btopc.jp/select/jeita-2019-05.html#sec50

減価償却の緩い今、パソコンを数台買う程度の中小企業でさえこのタイミングで選び方を間違えると大ダメージを引きずるよ的な話。

今月のオススメBTOパソコン

リンク用ソース

コメント(6)

うちの会社ではi5でそこそこ優秀なPCなんですけれども、HDDおっそ!
SSDに変えたらいいのにとも思ったのですが、いちいち全社共有サーバーからデータやり取りしているようなのでSSDに変えても変わらんのかな。

とりあえず出社したら自分がすべてのPC立ち上げて起動の遅さのみカバーしとりますが。

>ISDN
懐かしい響き。モデムからピロピロ音がするアレですか。総務省によると2018年9月末時点で、未だ280万件くらい加入数があるそうですが。

総務省|分野別データ → 加入電話及びISDN契約数(平成30年9月末時点)
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/field/tsuushin02.html

>自社ドメインとして~co.jpを取得
従業員が5人以下くらいの個人商店レベルならメルアド無しも考えられますが、今どきメール送付ができないのは不便で仕方ないですね。メールは送受信できても添付ファイルを開けないとか、ZIPファイルを展開できないとか、早く届くハガキとしかメールを使っていない方も多いですが。

>Life360
初耳なアプリ。機能としてはグループで居場所を共有して表示するアプリですか。行動履歴から各人の営業効率なんぞ割り出せて面白いやも。10人を超えたら調べるのが面倒すぎますが。

>社内全体でWi-Fiを自由に使用
営業に来た社外の方がネットを使いたい場合に備え、自由に使えるSSIDを1つ用意しておくとお互いに楽ですね。

>高級カーナビはBluetoothでスマホ接続できる
標準価格って幾らあたりなのですかね。Bluetooth内蔵ナビなら大手メーカ製でも5万円くらいからありますけれど、私的に自動車ナビで5万なら安いです。

https://twitter.com/yoshimatsuTUQ/status/1144812112016859143
https://twitter.com/TsuguhideS/status/1145219509436870663
反対意見が多いですが、これはパソコンにも言えますか?
会社の財布の紐を握れているヒツジ先輩はどう思いますか?

ブラック企業の狂ったルール「業務で使うPC、文具すべて自腹」「ボーナス支給後は社長にお礼の電話を入れる」 | キャリコネニュース
https://news.careerconnection.jp/?p=74262
これも「結局損をしているのは会社」ということになりますね

社用スマホって必要?デジタル世代の新入社員の本音は… | 日刊SPA!
https://nikkan-spa.jp/1583974
仕事にスマホを使うなら社用スマホはあったほうがいいですし、それなりスペックがあったほうがいいですねw

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BTOパソコンメーカー比較

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